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Producto complementario · Cartolas y cuentas por cobrar

Conciliación: cada abono del banco, enlazado al documento que paga

Subes la cartola tal como la descargas, de cualquier banco chileno. Conciliación reconoce quién depositó, busca los documentos abiertos de ese cliente y propone el enlace con un puntaje de certeza. Tu equipo aprueba, y las cuentas por cobrar de RANDOM ERP quedan al día el mismo día.

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Conciliación Bancaria: la carga de la cartola del banco y el resumen del proceso con 428 movimientos, 391 conciliados automáticamente, 29 por revisar con sugerencia del sistema y 8 sin identificar
Qué resuelve

¿Por qué necesitas Conciliación?

Cuadrar lo que entró al banco contra lo que el ERP tiene por cobrar es una de las últimas tareas que sigue haciéndose a pulso en empresas que ya sistematizaron todo lo demás. No falta información: está repartida entre el archivo del banco, el sistema y la memoria de quien cobra.

El cierre se va en revisar el banco

Alguien compara línea por línea lo que entró a la cuenta con lo que el ERP tiene pendiente. Días de un equipo contable que debería estar analizando, no buscando.

Un formato por banco, y ninguno igual

Si operas con varias cuentas, cada descarga trae columnas y nombres distintos, y hay que emparejarlos a mano antes de empezar a cuadrar.

El que deposita no es el que compra

Pagan el socio, un familiar, el contador externo o una pasarela. El nombre del movimiento no coincide con el del cliente y nadie sabe a quién imputarlo.

Un depósito, varios documentos

Un abono cubre tres facturas, o tres abonos cubren una. Probar esas combinaciones a mano es justo donde aparecen los descuadres.

Capacidades

Qué hace Conciliación

01

Lee cualquier cartola

Subes el archivo tal como lo bajas del banco. El sistema lo interpreta, lo ordena y verifica que corresponda a la cuenta que elegiste.

02

Sabe quién está detrás del abono

Aprende qué RUT paga por cada cliente —socios, terceros, recaudadores o pasarelas— y los deja asociados para la próxima vez.

03

Propone el calce

Busca los documentos abiertos de ese cliente, de los últimos noventa días, y prueba combinaciones hasta dar con el monto exacto.

04

Puntaje de certeza

Cada propuesta llega con una nota que pondera RUT, monto, razón social y fecha. Lo alto se aprueba en bloque; lo bajo se mira de cerca.

05

Nada se aplica sin huella

Queda registrado quién aprobó, cuándo y contra qué documento. El historial no se edita, y cualquier movimiento se puede revertir.

06

Pagos partidos y agrupados

Un abono que paga cuatro facturas y cuatro transferencias que juntas pagan una. El motor prueba las combinaciones que suman exacto, en los dos sentidos.

07

Sube la misma cartola sin miedo

Si la cargas dos veces, no duplica ni deshace lo ya conciliado. Además verifica que el archivo corresponda a la cuenta que elegiste.

08

Quién concilia y qué se puede deshacer

Solo los perfiles autorizados confirman calces, y todo movimiento es reversible. Si el banco reversa un abono, el enlace se deshace y queda marcado.

09

Sin volver a digitar

El pago aprobado actualiza las cuentas por cobrar de RANDOM ERP directamente, sin que nadie lo copie de un sistema a otro.

Cómo funciona

De la cartola del banco al ERP cuadrado, en cuatro pasos

Cargas la cartola y te devuelve la lista ya calzada

Subes el archivo tal como lo descargas del banco —o conectas la cuenta y llega solo— y Conciliación lee cada movimiento: quién depositó, cuánto y qué documentos de ese cliente siguen abiertos. Lo que calza con certeza queda propuesto con el documento al lado; lo que no, queda aparte para que alguien lo mire.

Cada fila trae su puntaje y el motivo del calce —RUT más monto, pago hecho por el portal, pago agrupado en dos facturas, abono parcial con el saldo que queda—, y se aplican al ERP en bloque. Si vuelves a subir la misma cartola, no duplica nada ni deshace lo que ya aprobaste.

Movimientos por conciliar: cada abono de la cartola con su descripción, el monto, el cliente sugerido, el documento que paga y el puntaje de confianza del calce, con las acciones de aplicar, dividir o asignar manualmente

Cada calce llega con su nota, y la nota se puede auditar

El puntaje no es una caja negra: reparte cien puntos entre el RUT del pagador, el monto, la razón social de la glosa y la fecha, y muestra cuánto sacó en cada uno. De 85 para arriba es certeza alta y se aprueba en bloque; entre 60 y 84 queda para revisar; bajo 60 se mira uno por uno. La última palabra siempre la tiene tu equipo.

Todo lo de un cliente, en una sola línea de tiempo

Los abonos que llegaron por el banco, lo que pagó por el portal o en la ruta y las facturas que tiene abiertas en el ERP, ordenados por fecha en la misma vista. Ahí se ve de una si quedó debiendo o si pagó de más, y qué RUT paga por él: el dueño, un socio o el recaudador, aprendidos de los pagos anteriores o agregados a mano.

Los casos raros también quedan explicados

Un cheque espera su validación antes de aplicarse. Un reverso del banco deshace el enlace y vuelve a dejar el documento abierto. Un pago que entró dos veces se marca en lugar de duplicarse. Nada se pierde por el camino y todo se puede volver atrás.

El mismo dato que ya mueven tus otros canales

Si tus clientes pagan en el portal de Cobranza Web o el transportista recauda en ruta con Ordéname Pay, esos pagos llegan identificados desde el origen. Conciliación se hace cargo del resto: lo que entró por transferencia, depósito o pasarela y que nadie había imputado todavía.

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Da el primer paso

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Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre Conciliación

Conciliación es el producto que cruza la cartola de tu banco con las cuentas por cobrar de RANDOM ERP. Lee el archivo tal como lo descargas, identifica quién pagó y propone contra qué documento se aplica cada abono, con un puntaje de certeza y aprobación en un clic.

Con cualquier banco que opere en Chile. Lee la cartola en el formato en que la entrega cada institución y trabaja con varias cuentas en paralelo, incluso dentro de un mismo archivo.

Sobre cien puntos, repartidos entre cuatro señales: que el RUT del pagador calce con la cartera, que el monto cuadre exacto con los documentos propuestos, que la razón social aparezca en la glosa del abono y qué tan cerca del vencimiento se pagó. De 85 puntos para arriba el calce se considera de certeza alta y se puede aprobar en bloque; entre 60 y 84 queda para revisión; bajo 60 se revisa caso a caso.

El motor propone y una persona confirma. Los enlaces de certeza alta se aprueban en bloque y los dudosos quedan en una bandeja aparte con el motivo de la duda, de modo que nada se aplica sin que alguien lo revise.

El motor prueba combinaciones de documentos abiertos del mismo cliente hasta sumar el monto exacto, y también resuelve el caso inverso: varios abonos que entre todos cubren una sola factura.

No. Solo lee el movimiento informado por el banco y lo enlaza con el documento que corresponde. No emite transferencias ni opera sobre tus cuentas.

Sí, y se potencian. Los pagos que entran por el portal de Cobranza Web llegan ya identificados desde el origen, y Conciliación resuelve el resto de los movimientos de la cartola: transferencias, depósitos y pagos de terceros.